Iedere ondernemer is verplicht om een boekhouding te voeren. Hoewel dit voor velen als een noodzakelijk kwaad aanzien wordt, is het wel een essentieel beleidsinstrument. 

Als zelfstandige kan je ervoor kiezen om je zélf te ontfermen over je financiële administratie of je kan je laten bijstaan door een professionele boekhouder. Het belangrijkste is echter dat je boekhouding moet kloppen. 

Je wilt tenslotte voorkomen dat je problemen krijgt met de fiscus. 

Zelf aan de slag gaan, is dus niet zonder risico. Kleine foutjes of vergissingen kunnen een grote impact hebben. In dit artikel delen we daarom de meest gemaakte fouten in de boekhouding, zodat je daar alvast niet meer tegenaan loopt. 

Verkeerde gegevens invoeren op facturen 

Het kan altijd gebeuren dat er een foutje insluipt bij het opmaken van je factuur. Denk bijvoorbeeld aan een verkeerd factuurnummer, een onjuist bedrag of een foutje bij het invoeren van de datum. Of je bent simpelweg iets vergeten te vermelden. 

Hoewel het hier gaat om kleine en menselijke vergissingen, is het belangrijk dat je hierop let. Het invoeren van verkeerde gegevens op je factuur kan namelijk grote gevolgen hebben. 

Je factuur is dan in de eerste plaats niet rechtsgeldig, waardoor de fiscus je een administratieve boete kan opleggen. 

Des te meer ‘overtredingen’ je begaat, des te groter de boete. 

Een onjuiste factuur kan daarnaast ook gevolgen hebben voor de betaling en eventuele latere invordering ervan. Een factuur zonder vervaldatum hoeft bijvoorbeeld niet op tijd betaald te worden door klant. 

En als je klant in gebreke blijft, dan kan hij de onjuistheid van de factuur inroepen om de factuur te betwisten en zo de betaling ervan te ontlopen. 

Kortom, het invoeren van verkeerde gegevens op je factuur is dus een fout die je liever wilt vermijden. 

Onjuiste btw-tarieven aanrekenen 

Als zelfstandig ondernemer ben je in de meeste gevallen btw-plichtig. Je dient dan btw aan te rekenen aan je klanten en door te storten naar de overheid. Dat klinkt eenvoudig, maar dat is het niet altijd. 

Zo komt het vaak voor dat ondernemers zich vergissen van tarief. Over het algemeen geldt het tarief van 21%. Echter, voor bepaalde categorieën van goederen en diensten gelden gunstigere tarieven van 9% en 6%. 

Doe je zaken met het buitenland? Dan kan er sprake zijn van verlegging. In sommige gevallen geldt er ook een tarief van 0%. Dit heeft voornamelijk betrekking op de export van producten naar landen buiten de Europese Unie. 

En dan is er nog de vrijstelling van btw. Dit betekent dat je geen btw dient aan te rekenen op je factuur en dat je ook geen btw-aangifte moet doen. Deze regel is vooral toepasbaar op vrije beroepers zoals artsen en acteurs, maar ook beroepen met een sociaal karakter of scholen. 

Je ziet het, er zijn heel wat uitzonderingen op de regel, wat het gegeven best complex kan maken. Het is dus belangrijk om van tevoren goed uit te zoeken wat de tarieven zijn voor de diensten die je levert of de goederen die je verkoopt. 

Geen voorafbetalingen doen voor je vennootschapsbelasting

Aan het einde van het boekjaar moet je belastingen betalen. Voor vennootschappen heet die belasting de vennootschapsbelasting.  Bij eenmanszaken geldt dan weer hetzelfde principe als bij loontrekkenden. Je betaalt dan personenbelasting. 

Een veelgemaakte fout bij vennootschapsbelasting is echter dat men vergeet om onvoldoende of geen voorafbetalingen te doen. Dit houdt in dat je op vier tijdstippen alvast een voorschot betaalt aan de fiscus. Het voorafbetaalde bedrag wordt berekend op je verwachte winst op het einde van het boekjaar. 

De reden dat je dit zeker moet doen, is omdat de voorschotten je recht geven op een vermindering van je belastingverhoging. Want als je géén voorafbetalingen doet, dan bedraagt je belastingvermeerdering maar liefst 6,75%. 

Om dit even concreet te maken door middel van cijfers: stel, je belastbare winst op het einde van het boekjaar bedraagt 100.000 euro. In dat geval kom je terecht in de belastingschijf van 25%, wat zou willen betekenen dat je 25.000 euro aan vennootschapsbelasting moet betalen. Doe je geen voorafbetalingen, dan betaal je nog eens extra 6,75% op dat bedrag. 

Een extra kost van 1.687,50 euro dus. 

Moraal van het verhaal? Als je cashflow het toelaat, doe je best aan voorafbetalingen. 

Het verkeerd afschrijven van investeringen

Start je een eigen zaak op, dan zal je vroeg of laat investeringen moeten maken en/of bedrijfsmiddelen moeten aanwenden. Denk maar aan het kopen van een auto, een computer of een machine.  

Dergelijke investeringen kan je boekhoudkundig afschrijven, wat concreet inhoudt dat je de kost van de investering spreidt in tijd. Dit doe je omdat het kapitaalgoed vaak meerdere jaren gebruikt wordt. 

Het voordeel van een afschrijving is dat je dus elk jaar een deel van de aankoopprijs van je investeringsgoed mag aftrekken van je bedrijfswinst. En des te lager je bedrijfswinst, des te minder belastingen je hoeft te betalen. 

Dat is natuurlijk iets wat de fiscus maar al te graag controleert, want niet alles kan je zomaar afschrijven. 

Het onterecht en verkeerd afschrijven van investeringen is dan ook een veelgemaakte fout in de boekhouding. Zo mag je bijvoorbeeld geen vlottende activa (=voorraden) afschrijven, aangezien daarvan wordt aangenomen dat zij binnen een korte periode in geldmiddelen worden omgezet.

Facturen vergeten inboeken

Als je een factuur betaalt, dan moet je die ook inboeken. Klinkt logisch, maar toch wordt het dikwijls vergeten. Daarmee snij je jezelf dan in de vingers, aangezien facturen een aftrekpost vormen die je in mindering kan brengen van je bedrijfswinst. Het spreekt voor zich dat je die zo laag mogelijk wilt houden. 

Bovendien kan de btw die je hebt betaald niet worden teruggevorderd. Dat kost je als ondernemer dus gewoon geld.

Verkeerde aftrekposten opgeven

Voldoe je als ondernemer aan het urencriterium, dan heb je recht op een hoop interessante aftrekposten die je in mindering kan brengen van je bedrijfswinst. Daardoor hoef je dus minder belastingen te betalen. 

Echter, niet alle uitgaven die je doet, zijn zomaar aftrekbaar. 

Zo mag je de kosten van een smartphone bijvoorbeeld alleen aftrekken als je die in het kader van je bedrijf gebruikt. De belastingcontroleur kan hier streng op controleren en onterecht ingebrachte bedrijfskosten kunnen flink beboet worden. 

Des te meer kosten hij verwerpt, des te groter de sanctie die eraan vasthangt. Controleer dus zeker van tevoren of de kosten die je wilt inbrengen wel degelijk fiscaal aftrekbaar zijn. 

Geld vergeten opzij te houden voor de belasting

Wat je als zelfstandig ondernemer verdient, is niet wat je netto overhoudt aan het einde van de rit. Op je bedrijfsresultaat moet je bijvoorbeeld eerst nog inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting betalen. 

Om hoeveel geld dat precies gaat, hangt af van de winst die jouw bedrijf heeft gemaakt. Het komt helaas veel voor dat dit vergeten wordt. 

En dan komt je kasstroom in het gedrang. 

Om verrassingen te voorkomen, zet je hiervoor dus best geld opzij. 

Besluit

Zoals je ziet, zijn er heel wat dingen die kunnen mislopen wanneer je zelf je boekhouding bijhoudt. Alleen daarom al is het aangeraden om je boekhouding uit te besteden. 

Wij bij Cijferbazen zijn dagdagelijks bezig met de boekhouding van verschillende ondernemingen. Deze elk met hun eigen unieke eigenschappen en specialiteiten. Vanuit ons netwerk hebben wij dan ook een uitgebreide expertise opgebouwd om jou steeds correct te kunnen verder helpen met de juiste informatie.

Zo blijft er voor jou meer tijd over om je bezig te houden met de essentie van jouw zaak! 

Benieuwd wat Cijferbazen voor jou kan betekenen? Aarzel dan zeker niet om ons te contacteren. Wij helpen je graag verder met jouw boekhouding!